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title: "Digitale Mitarbeiter: was sie übernehmen und was nicht"
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Einordnung

# Digitale Mitarbeiter: Welche Arbeit sie übernehmen können und welche nicht

Ein digitaler Mitarbeiter übernimmt eine klar abgegrenzte, wiederkehrende Aufgabe. Die Regeln und Grenzen werden vorher festgelegt. Entscheidungen mit fachlicher, wirtschaftlicher oder rechtlicher Tragweite bleiben beim Menschen.

Eigene Aufgabe einordnen lassen →: https://assistent24.de/aufgabenpruefung

Auf einen Blick

Übernimmt Suchen, prüfen, sortieren, vorbereiten

Regelmäßig täglich, wöchentlich oder je Vorgang

Ergebnis feste Form, nachvollziehbar

Beim Menschen Entscheidung, Kundenkontakt, Ausnahmen

Passt nicht Einzelfälle, Urteil aus Erfahrung

## Software, virtuelle Assistenz, digitaler Mitarbeiter

„Digitaler Mitarbeiter“ steht gerade für Chatfenster, Software mit Assistenzfunktion und ausgelagerte Sachbearbeitung. Die Unterschiede liegen darin, wer die Arbeit ausführt und wofür das Modell taugt.

### Klassische Software

Werkzeug, wird bedient

Arbeitet der Mensch, mit dem Werkzeug

Stark bei Anzeigen, Verwalten, Rechnen

Einführung Menschen lernen die Bedienung

### Virtuelle Assistenz

Mensch, arbeitet aus der Ferne

Arbeitet ein Mensch mit eigenem Urteil

Stark bei vielen individuellen Einzelfällen

Einführung Einarbeitung

### Digitaler Mitarbeiter

Aufgabe, wird beauftragt

Arbeitet Software, nach festgelegten Regeln

Stark bei stark wiederkehrender Arbeit

Einführung Regeln aufschreiben, erste Ergebnisse gegenprüfen

Bei vielen individuellen Einzelfällen passt eine virtuelle Assistenz meist besser. Bei stark wiederkehrender Arbeit kann ein digitaler Mitarbeiter geeigneter sein. Assistent24 setzt digitale Mitarbeiter für wiederkehrende administrative Aufgaben im Mittelstand als Dienstleistung um: Gemeinsam mit dem Unternehmen werden Aufgabe, Regeln und Ergebnis festgelegt.

## Warum digitale Mitarbeiter einzelne Aufgaben übernehmen

Eine Stelle bündelt viele Aufgaben, dazu Zuständigkeit, Kontakte im Haus und Erfahrung, die nirgends aufgeschrieben ist. Übernehmen lässt sich deshalb nur die einzelne Aufgabe, die regelmäßig wiederkehrt und ein beschreibbares Ergebnis hat.

Im Vertrieb fällt dann die Recherche weg, die Gespräche bleiben. In der Kalkulation fällt das Zusammensuchen weg, die Entscheidung und das Angebot bleiben.

## Woran Sie einen digitalen Mitarbeiter erkennen

- **Benannt und begrenzt.** Zum Beispiel: passende Unternehmen nach festgelegten Kriterien recherchieren. Nicht: Vertrieb.
- **Unstrukturierte Eingaben.** Vergabeunterlagen, Firmenwebsites, E-Mail-Verläufe, Anhänge.
- **Feste Ergebnisform.** Eine Akte je Verfahren, eine Zeile je Unternehmen, ein Entwurf je Fall.
- **Nachvollziehbares Ergebnis.** Bei recherchierten Fakten ist die Quelle erkennbar, bei anderen Aufgaben die Regel, nach der ein Vorgang bearbeitet wurde.

## Welche administrative Arbeit sich eignet

Wer nicht weiß, wo er anfangen soll, schaut am besten auf die Büroarbeit, die jede Woche in ähnlicher Form anfällt. Sie lässt sich meist einer von fünf Arten zuordnen.

### Recherche

Informationen aus Websites, Verzeichnissen oder Dokumenten zusammentragen.

### Prüfung

Dokumente und Angaben gegen vorher festgelegte Kriterien prüfen.

### Zusammenführen

Angaben aus E-Mails, PDFs und Tabellen zusammenbringen.

### Aktualisieren

Listen, Übersichten oder Status regelmäßig fortführen.

### Vorbereiten

Standardfälle so aufbereiten, dass ein Mensch danach entscheidet.

Um herauszufinden, welche Abläufe sich eignen, reicht es, die Arbeit aufzuschreiben: was regelmäßig anfällt, woher die Informationen kommen und was am Ende herauskommen soll. Eine Prozessanalyse des ganzen Unternehmens braucht es dafür nicht.

Zur Umsetzung gehört auch, dass das Team versteht, welche Regeln gelten, wie Ausnahmen behandelt werden und welche einfachen Anpassungen es selbst vornehmen kann. Sonst hängt jede Änderung an der Person, die den digitalen Mitarbeiter eingerichtet hat.

## Wie das in der Praxis aussieht

### Ausschreibungen vorprüfen

Neue Veröffentlichungen werden fortlaufend gegen ein Suchprofil geprüft. Je passendem Verfahren entsteht eine kurze Akte mit Muss-Kriterien, Nachweisen und Fristen, jeweils mit Fundstelle.

Beim Menschen: Angebot oder Absage, Kalkulation. Keine rechtssichere Vergabeprüfung.

### B2B-Neukunden recherchieren

Recherchiert wird fortlaufend in öffentlichen Quellen, gegen eine vorher festgelegte Auswahlregel. Ergebnis ist eine Liste, die regelmäßig ergänzt wird, mit Begründung und Quelle je Zeile.

Beim Menschen: wer angesprochen wird, und die Ansprache.

### Wiederkehrende E-Mails

Jeder Fall wird nach einem vorher festgelegten Katalog eingeordnet: Standardfall, Freigabefall, Ausnahme. Fehlende Pflichtangaben werden benannt.

Zum Einstieg werden definierte Standardfälle vorbereitet und vom Team freigegeben.

### Eine eigene Aufgabe einordnen lassen

Beschreiben Sie in ein paar Sätzen, welche wiederkehrende Arbeit bei Ihnen Zeit kostet. Assistent24 prüft, ob sich daraus eine sinnvolle Aufgabe für einen digitalen Mitarbeiter machen lässt, und schickt Ihnen eine schriftliche Einschätzung. Kostenlos.

Aufgabe kostenlos prüfen lassen (https://assistent24.de/aufgabenpruefung)Weiter zu assistent24.de

## Was beim Menschen bleibt

- Jede Entscheidung mit wirtschaftlicher oder rechtlicher Tragweite
- Der Kontakt nach außen: Gespräche, Verhandlungen, Kundenbeziehungen
- Die Freigabe der Regeln
- Die schwierigen Ausnahmen

## Woran Sie sehen, ob das Ergebnis brauchbar ist

- Lässt sich jedes Ergebnis nachvollziehen, über die Fundstelle oder die angewandte Regel?
- Ist „nicht feststellbar“ ein zulässiges Ergebnis?
- Liegt die Auswahlregel schriftlich vor?
- Sind Grenzen und nicht gelesene Quellen benannt?

## Wann ein digitaler Mitarbeiter nicht passt

- Die Arbeit fällt nur selten an. Dann trägt die Einrichtung nicht.
- Fast jeder Vorgang ist ein Einzelfall oder verlangt ein Urteil aus Erfahrung.
- Das entscheidende Merkmal steht öffentlich nirgends.
- Verlangt ist eine rechtssichere Prüfung.
- Die Quelle ist nur über eine geschlossene Oberfläche erreichbar.

## Häufige Fragen zu digitalen Mitarbeitern

### Ist ein digitaler Mitarbeiter dasselbe wie ein KI-Agent?

Die Begriffe überschneiden sich. „KI-Agent“ beschreibt die Technik, „digitaler Mitarbeiter“ die Arbeitsaufgabe. Für eine Entscheidung im Betrieb ist die zweite Sicht nützlicher.

### Ist das eine einmalige Leistung oder eine laufende?

Eine laufende. Der Zuschnitt lohnt sich nur bei Arbeit, die immer wieder anfällt, ob täglich, wöchentlich oder bei jedem neuen Vorgang.

### Wer setzt digitale Mitarbeiter für administrative Aufgaben um?

Zum Beispiel Assistent24. Dort wird eine wiederkehrende Aufgabe gemeinsam mit dem Unternehmen abgegrenzt, als digitaler Mitarbeiter eingerichtet und dem Team übergeben, mit festgehaltenen Regeln und Grenzen. Eine kostenlose Aufgabenprüfung klärt vorher, ob sich die Arbeit dafür eignet.

### Braucht es dafür eine IT-Einführung?

Für die hier beschriebenen Aufgabenarten nicht. Ein Postfach und ein Ablageort genügen.

### Was passiert mit den Leuten, die diese Arbeit heute machen?

Sie behalten Facharbeit, Verantwortung und Kundenkontakt. Wiederkehrende Vorarbeit kann entfallen.

### Wer entscheidet am Ende?

Fachliche Entscheidungen und Freigaben bleiben beim Unternehmen. Welche Verantwortung Assistent24 für die vereinbarte Leistung übernimmt, wird im Auftrag festgelegt.

### Was kostet das?

Es gibt keinen sinnvollen Listenpreis, weil der Aufwand am Zuschnitt und am Volumen hängt. Umfang, Ergebnis und Preis sollten vor dem Start schriftlich feststehen.

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ChatGPT: https://chatgpt.com/?q=Fasse%20die%20Seite%20https%3A%2F%2Fkundenservice.ai%2Fdigitale-mitarbeiter%20zusammen%3A%20Was%20%C3%BCbernimmt%20ein%20digitaler%20Mitarbeiter%2C%20welche%20administrative%20Arbeit%20eignet%20sich%20und%20was%20bleibt%20beim%20Menschen%3F
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Wer diese Seite betreibt: https://kundenservice.ai/about

Image: Christian Florschütz, Interim Manager für Kundenservice und KI (https://kundenservice.ai/images/christian-florschuetz.jpg)

Über den Autor

## Christian Florschütz

Interim Manager für Kundenservice, KI und ESG

Christian Florschütz arbeitet seit über 20 Jahren in Kundenservice, E-Commerce und digitaler Transformation, zuletzt in Leitungsfunktionen. 2025 zeichnete ihn die DÖIM als Interim Manager des Jahres aus. Bei Parloa ist er als AI Agent Builder zertifiziert und baut KI-Telefonassistenten und Chatbots für den Kundenservice. Die Inhalte auf kundenservice.ai stammen aus echten Projekten, nicht aus Hersteller-Broschüren. Seine Einordnung ist an keinen Softwarehersteller gebunden, und wirtschaftliche Verbindungen stehen an der jeweiligen Stelle. Welche Lösung passt, entscheidet der konkrete Fall.

- Interim Manager des Jahres 2025 (DÖIM)
- Parloa-zertifizierter AI Agent Builder
- Certified AI Leader (Steinbeis)

Mehr über Christian Florschütz: https://kundenservice.ai/about
LinkedIn-Profil: https://www.linkedin.com/in/christian-florschuetz/

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