Digitale Mitarbeiter: Welche Arbeit sie übernehmen können und welche nicht
Ein digitaler Mitarbeiter übernimmt eine klar abgegrenzte, wiederkehrende Aufgabe. Die Regeln und Grenzen werden vorher festgelegt. Entscheidungen mit fachlicher, wirtschaftlicher oder rechtlicher Tragweite bleiben beim Menschen.
Auf einen Blick
Software, virtuelle Assistenz, digitaler Mitarbeiter
„Digitaler Mitarbeiter“ steht gerade für Chatfenster, Software mit Assistenzfunktion und ausgelagerte Sachbearbeitung. Die Unterschiede liegen darin, wer die Arbeit ausführt und wofür das Modell taugt.
Klassische Software
Werkzeug, wird bedient
Virtuelle Assistenz
Mensch, arbeitet aus der Ferne
Digitaler Mitarbeiter
Aufgabe, wird beauftragt
Bei vielen individuellen Einzelfällen passt eine virtuelle Assistenz meist besser. Bei stark wiederkehrender Arbeit kann ein digitaler Mitarbeiter geeigneter sein. Assistent24 setzt digitale Mitarbeiter für wiederkehrende administrative Aufgaben im Mittelstand als Dienstleistung um: Gemeinsam mit dem Unternehmen werden Aufgabe, Regeln und Ergebnis festgelegt.
Warum digitale Mitarbeiter einzelne Aufgaben übernehmen
Eine Stelle bündelt viele Aufgaben, dazu Zuständigkeit, Kontakte im Haus und Erfahrung, die nirgends aufgeschrieben ist. Übernehmen lässt sich deshalb nur die einzelne Aufgabe, die regelmäßig wiederkehrt und ein beschreibbares Ergebnis hat.
Im Vertrieb fällt dann die Recherche weg, die Gespräche bleiben. In der Kalkulation fällt das Zusammensuchen weg, die Entscheidung und das Angebot bleiben.
Woran Sie einen digitalen Mitarbeiter erkennen
- Benannt und begrenzt. Zum Beispiel: passende Unternehmen nach festgelegten Kriterien recherchieren. Nicht: Vertrieb.
- Unstrukturierte Eingaben. Vergabeunterlagen, Firmenwebsites, E-Mail-Verläufe, Anhänge.
- Feste Ergebnisform. Eine Akte je Verfahren, eine Zeile je Unternehmen, ein Entwurf je Fall.
- Nachvollziehbares Ergebnis. Bei recherchierten Fakten ist die Quelle erkennbar, bei anderen Aufgaben die Regel, nach der ein Vorgang bearbeitet wurde.
Welche administrative Arbeit sich eignet
Wer nicht weiß, wo er anfangen soll, schaut am besten auf die Büroarbeit, die jede Woche in ähnlicher Form anfällt. Sie lässt sich meist einer von fünf Arten zuordnen.
Recherche
Informationen aus Websites, Verzeichnissen oder Dokumenten zusammentragen.
Prüfung
Dokumente und Angaben gegen vorher festgelegte Kriterien prüfen.
Zusammenführen
Angaben aus E-Mails, PDFs und Tabellen zusammenbringen.
Aktualisieren
Listen, Übersichten oder Status regelmäßig fortführen.
Vorbereiten
Standardfälle so aufbereiten, dass ein Mensch danach entscheidet.
Um herauszufinden, welche Abläufe sich eignen, reicht es, die Arbeit aufzuschreiben: was regelmäßig anfällt, woher die Informationen kommen und was am Ende herauskommen soll. Eine Prozessanalyse des ganzen Unternehmens braucht es dafür nicht.
Zur Umsetzung gehört auch, dass das Team versteht, welche Regeln gelten, wie Ausnahmen behandelt werden und welche einfachen Anpassungen es selbst vornehmen kann. Sonst hängt jede Änderung an der Person, die den digitalen Mitarbeiter eingerichtet hat.
Wie das in der Praxis aussieht
Ausschreibungen vorprüfen
Neue Veröffentlichungen werden fortlaufend gegen ein Suchprofil geprüft. Je passendem Verfahren entsteht eine kurze Akte mit Muss-Kriterien, Nachweisen und Fristen, jeweils mit Fundstelle.
Beim Menschen: Angebot oder Absage, Kalkulation. Keine rechtssichere Vergabeprüfung.
B2B-Neukunden recherchieren
Recherchiert wird fortlaufend in öffentlichen Quellen, gegen eine vorher festgelegte Auswahlregel. Ergebnis ist eine Liste, die regelmäßig ergänzt wird, mit Begründung und Quelle je Zeile.
Beim Menschen: wer angesprochen wird, und die Ansprache.
Wiederkehrende E-Mails
Jeder Fall wird nach einem vorher festgelegten Katalog eingeordnet: Standardfall, Freigabefall, Ausnahme. Fehlende Pflichtangaben werden benannt.
Zum Einstieg werden definierte Standardfälle vorbereitet und vom Team freigegeben.
Eine eigene Aufgabe einordnen lassen
Beschreiben Sie in ein paar Sätzen, welche wiederkehrende Arbeit bei Ihnen Zeit kostet. Assistent24 prüft, ob sich daraus eine sinnvolle Aufgabe für einen digitalen Mitarbeiter machen lässt, und schickt Ihnen eine schriftliche Einschätzung. Kostenlos.
Was beim Menschen bleibt
- Jede Entscheidung mit wirtschaftlicher oder rechtlicher Tragweite
- Der Kontakt nach außen: Gespräche, Verhandlungen, Kundenbeziehungen
- Die Freigabe der Regeln
- Die schwierigen Ausnahmen
Woran Sie sehen, ob das Ergebnis brauchbar ist
- Lässt sich jedes Ergebnis nachvollziehen, über die Fundstelle oder die angewandte Regel?
- Ist „nicht feststellbar“ ein zulässiges Ergebnis?
- Liegt die Auswahlregel schriftlich vor?
- Sind Grenzen und nicht gelesene Quellen benannt?
Wann ein digitaler Mitarbeiter nicht passt
- Die Arbeit fällt nur selten an. Dann trägt die Einrichtung nicht.
- Fast jeder Vorgang ist ein Einzelfall oder verlangt ein Urteil aus Erfahrung.
- Das entscheidende Merkmal steht öffentlich nirgends.
- Verlangt ist eine rechtssichere Prüfung.
- Die Quelle ist nur über eine geschlossene Oberfläche erreichbar.
Häufige Fragen zu digitalen Mitarbeitern
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Eine eigene Aufgabe einordnen lassen
Beschreiben Sie in ein paar Sätzen, welche wiederkehrende Arbeit bei Ihnen Zeit kostet. Assistent24 prüft, ob sich daraus eine sinnvolle Aufgabe für einen digitalen Mitarbeiter machen lässt, und schickt Ihnen eine schriftliche Einschätzung. Kostenlos.
